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Personalberatung

talenter.de ist als klassische Personalberatung mit der Besetzung von Fach- und Führungskräften vertraut. Zu weiteren Kernleistungen zählt u.a. Interim Recruiting, die Ausarbeitung von Employer-Branding-Strategien sowie die Gestaltung von Karriereseiten und Stellenanzeigen. Abschließend werden in Zusammenarbeit mit externen Digitalagenturen Social-Media-Kampagnen zur Gewinnung von Kandidaten realisiert.

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Personalberatung:
Wie sie funktioniert und was sie leistet

11.01.2020 – talenter.de

Inhaltsverzeichnis:

Was macht eigentlich eine Personalberatung?
Personalberatung – Was ist das eigentlich genau?
Suchmethoden von Personalberatungen
In welchen Fällen sollte eine Personalberatung beauftragt werden?
Ist eine Personalberatung auch für Jobsuchende interessant? Ja!
Personalberater vs. Headhunter, welche Unterschiede gibt es?
Der Personalberatungsprozess
Honorarmodelle und Kosten der Personalberatung
Kriterien zur Auswahl des richtigen Personalberaters

Was macht eigentlich eine Personalberatung?

Der Begriff Personalberatung bezeichnet einerseits eine Unternehmensform sowie andererseits einen bestimmten Tätigkeitsbereich der Unternehmensberatung. Als Unternehmensform wird eine Personalberatung als solche definiert, wenn sie Dienstleistungen im Umfeld des Personalwesens abdeckt und ihre Kunden (Auftraggeber) bei individuellen Personalfragen unterstützt. Ziel einer Personalberatung ist die nachhaltige Gewinnung und Vermittlung von Fach- und Führungskräften. Personalberatung ist eine Dienstleistung, die der Unternehmensberatung zugerechnet wird und verschiedene Beratungsfelder umfasst. Der Schwerpunkt nahezu aller Personalberatungen ist mit einem Anteil von über 90 % des Branchenumsatzes die Suche und Auswahl von hochqualifizierten Führungskräften und Spezialisten.

Personalberatung – Was ist das eigentlich genau?

Wikipedia sagt: „Eine Personalberatung berät Unternehmen bei deren Suche und Auswahl von Fach- und Führungskräften. Sie umfasst die Begleitung von Findungsprozessen, die Gestaltung und Durchführung von Beurteilungsmaßnahmen, die Personalentwicklung, Vergütungsberatung, das Personalmarketing, die Begleitung in der Organisationsentwicklung) sowie strategische und konzeptionelle Fragestellungen in der Personalarbeit.“

Personalberatung bezeichnet ganz allgemein die externe (Beratungs-)Unterstützung für Unternehmen durch Subdienstleister in allen Bereichen des Personalwesens, auch Human Resource Management (HRM) genannt. HRM definiert das renommierte Gabler Lexikon Personal als eine “moderne Bezeichnung für die Gesamtheit aller Aufgaben im Unternehmen, die sich auf die Überbegriffe: Personalbeschaffung, Personalführung und Personalentwicklung beziehen.” (vgl. Büdenbender/Strutz 1996, 178). Somit ergibt sich das mögliche Spektrum an Dienstleistungen einer Personalberatung aus diesen HRM-Themenbereichen.

Meistens wird Personalberatung meist nur mit der speziellen Dienstleistung der Personalbeschaffung für die aktive Suche und Ansprache von Kandidaten für ein suchendes Unternehmen in Verbindung gebracht. Der Begriff Personalberatung bezeichnet aber zunächst sowohl eine Unternehmensform als auch einen bestimmten Tätigkeitsbereich. Als solche wird eine Unternehmensberatung definiert, die eine betriebswirtschaftliche Beratung im Bereich Personal abdeckt und üblicherweise als externer Dienstleister Firmen und Konzerne bei deren Personalfragen beratschlagt, analysiert und unterstützt.

Die Mehrzahl an Personalberatungen ist spezialisiert auf die Personalsuche und weiterhin meist auf eine spezielle Suchmethode. So gibt es Spezialisten für die Suche über Stellenanzeigen, reine Executive-Search-Beratungen, Spezialisten für Vergütungsberatung, Personal- oder Organisationsentwicklung oder als Sonderform die reine Personalvermittlung. Des Weiteren hat sich seit mehreren Jahren das Interim Recruiting durchgesetzt. Abschließend können Sie hier eine Studie der Universität Bamberg in Kooperation mit Monster zu Social Recruiting und Active Sourcing einsehen.

Suchmethoden von Personalberatungen

Bei der von Personalberatern am Häufigsten angewendeten Suchmethode, die sogenannte Direktsuche (Direct Search, Executive Search, Direktansprache) verlässt sich der Headhunter nicht darauf, dass sich ein geeigneter Kandidat bei ihm bewirbt, wie zum Beispiel im Fall der anzeigengestüzten Kandidatensuche. Er macht sich vielmehr aktiv auf die Suche nach passenden Kandidaten, die er dann persönlich ganz gezielt anspricht (Erstansprache), dies erfolgt beim tatsächlichen Executive Search telefonisch. Somit erreicht und gewinnt der Personalberater Kandidaten direkt am Arbeitsplatz. Dies ist natürlich in gesundem Maße erlaubt. Im Zuge der Direktansprache muss sich die Kontaktaufnahme durch den Personalberater auf wenige Minuten beschränken. Die Vereinbarung weiterführender Gespräche ist via Telefon zulässig. Besonders zu beachten ist, dass der Personalberater ausschließlich wahrheitsgemäße Angaben machen muss.

Um den gewünschten Zielkandidaten am Arbeitsplatz telefonisch zu erreichen, nutzt der Personalberater den Mechanismus „Coverstory“, hierbei ist das Ziel den Kandidaten ohne Aufsehen telefonisch anzusprechen und hierbei nicht aufzufallen. Bei einer Übereinstimmung mit den Anforderungen aus dem Suchprofil wird dann der Personalberater (Headhunter) den betreffenden Kandidaten zu einem Wechsel zu seinem Auftraggeber überzeugen wollen.

Die vorausgehende Recherche wird mit Hilfe eines sogenannten „Researcher“ (Identer) abgewickelt. Diese werden je nach speziellem Fachwissen in den einzelnen Branchen eingesetzt. Je mehr Erfahrung ein Personalberater mitbringt, desto wahrscheinlicher ist die Gewinnung des gewünschten Kandidaten.

Im Wesentlichen setzen Personalberater für die Personalsuche zwei Methoden ein, die anzeigengestützte Suche und die Direktsuche (engl. Direct Search). Häufig wird auch eine Kombination aus beiden Methoden angewandt, die man als Mixed-Media-Search bezeichnet.

Bei der Anzeigensuche schaltet der Personalberater Stellenanzeigen in geeigneten Online- oder Print-Medien. Printmedienanzeigen in Tages- und Wochenzeitungen oder Fachzeitschriften führen bei der Suche nach hochqualifizierten Mitarbeitern seit einigen Jahren zu abnehmenden Ergebnissen und verlieren aufgrund der zunehmenden Rolle des Internets als Informationsmedium der allgemeinen Wahl an Bedeutung. Bei der Schaltung von Anzeigen im Internet stehen dem Personalberater eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung. Die am häufigsten genutzten Onlinemedien sind Stellenbörsen, Portale, Foren und soziale Netzwerke. Eine effiziente Nutzung setzt viel Hintergrundwissen und überdurchschnittlich gute Kenntnisse im Umgang mit Informations- und Webtechnologien voraus. Der Wissensstand der einzelnen Beratungen unterscheidet sich diesbezüglich beträchtlich und sollte seitens des Kunden nach Möglichkeit hinterfragt werden.

Im Fall der Direktsuche verlässt sich der Personalberater nicht darauf, dass sich ein geeigneter Kandidat bei ihm bewirbt, wie im Fall der anzeigengestützten Suche. Er macht sich vielmehr aktiv auf die Suche nach passenden Kandidaten, die er dann auf persönlichem Wege gezielt anspricht. Bei einer Übereinstimmung mit den Anforderungen des Kundenunternehmens versucht der Personalberater, den betreffenden Kandidaten zum Wechsel zu seinem Auftraggeber zu bewegen. Die vorausgehende Recherche kann über verschiedenste Quellen, wie z.B. Datenbanken, das eigene Netzwerk, Fachliteratur u.ä. erfolgen. Moderne Personalberatungen bedienen sich zu diesem Zweck ähnlich wie bei der Anzeigensuche vor allem des Internets. Da eine erfolgreiche Recherche spezielles Fachwissen voraussetzt und viel Zeit bedarf, beschäftigen Personalberatungen für diese Aufgabe oft spezielle Mitarbeiter, sogenannte “Researcher”.

In welchen Fällen sollte eine Personalberatung beauftragt werden?

Die Mitarbeiter sind für jeden Arbeitgeber der wichtigste Erfolgsfaktor, erfolgreiche Personalsuche wird aber zunehmend schwieriger. Insbesondere Unternehmen, die Standortnachteile haben, weil sie nicht in einem Ballungszentrum liegen, haben große Schwierigkeiten, Fach- und Führungskräfte in „ihre Region“ zu locken und langfristig zu binden. Auch Unternehmen, die eher zu den „Hidden Champions“ gehören, aber keiner namhaften Marke angehören, zählen oftmals zu den Verlierern im „War For Talents“.

Arbeitgeber befinden sich in einem globalen Wirtschaftsumfeld und zunehmender Spezialisierung mit raschen technologischen und gesellschaftlichen Änderungen, wie etwa der demografische Wandel und die Digitalisierung. Dies stellt dramatisch neue Anforderungen, sowohl an das Management als auch an Personalabteilungen, die nicht immer ohne externe Unterstützung gelöst werden können. Firmen sind ein erklärungsbedürftiges Produkt geworden, es zählen Werte wie: „Ist man ein attraktiver Arbeitgeber“ mehr, als einfach nur bessere Gehälter zu zahlen. Hierzu nutzen Personalberater intensive Beratungsgespräche vor Auftragserteilung, um den Stand der Arbeitgebermarke und etwaige Employer Branding-Strategien erarbeiten zu können.

Die potenziellen neuen Mitarbeiter sind kritischer geworden und schauen auf die Unternehmenskultur, die Benefits und außergewöhnliche Leistungen. All das kann man in „Stellenanzeigen“ nicht vermitteln, dazu braucht man einen Repräsentanten im Arbeitsmarkt, der das „Produkt“ erklären und verkaufen kann, gleichzeitig aber auch prüft, ab die Person zur Aufgabe und Kultur passt. Bereits seit mehreren Jahren sind weitere Faktoren wie bspw. das Thema „New Work“ (flexible Arbeitszeiten, Home-Office usw.) zum Thema geworden.

Ist eine Personalberatung auch für Jobsuchende interessant? Ja!

Wer aktuell auf Jobsuche ist, der kann dafür viele Quellen nutzen: Das eigene Netzwerk, Stellenbörsen, soziale Medien oder auch Karrieremessen und Alumni-Treffen. Doch die Suche ist meist sehr aufwändig und führt oft zu einer nervlichen Zerreißprobe. Mit einem guten Personalberater an seiner Seite ist der Jobwechsel deutlich entspannter. Denn seine Aufgabe ist es, Kandidaten und Unternehmen zusammen zu bringen.

Personalberater vs. Headhunter, welche Unterschiede gibt es?

Wenn man in der Fachliteratur oder im Internet nach einer Definition für Personalberatung oder Headhunting sucht, stellt man schnell fest, dass es keine einheitlichen und klaren Definitionen gibt. Sehr unterschiedlich sind auch die Inhalte der angebotenen Dienstleistungen und das Selbstverständnis der verschiedenen Personalberatungen. Während einige sich gerne als Headhunter bezeichnen, und so versuchen sich sprachlich von ihren Mitbewerbern und Berufskollegen abzugrenzen, lehnen viele Personalberater diesen Begriff als Effekthascherei ab. Im Kern stehen beide Begriffe für dieselbe Tätigkeit, nämlich die Suche und Auswahl von hochqualifizierten Fach- und Führungskräften im Auftrag eines Unternehmens. Speziell sollte man stets Referenzen von Personalberatern einholen. Oftmals sind die Hauptgründe für Skepsis gegenüber Personalberatern das fehlende Verständnis für die Dienstleistung an sich oder die Unkenntnis über Vorgehensweisen von Personalberatungen zur Kandidatengewinnung. Beratung ist darüber hinaus eine erläuterungsbedürftige Dienstleistung.

Als „Headhunter“ werden häufig Personalberater bezeichnet, die sich auf die Suche und Auswahl von Fach- und Führungskräften mittels der Methode der Direktsuche, d.h. dem aktiven Abwerben von gut ausgebildeten und/oder erfahrenen Menschen, spezialisiert haben. Diese Unterscheidung wird in der Praxis jedoch zunehmend hinfällig, da die Fachkräfteknappheit dazu geführt hat, dass anspruchsvolle Positionen ohnehin nur noch auf dem Weg der Direktansprache effizient besetzt werden können. Sich ausschließlich auf Stellenanzeigen zu verlassen führt weder zum Ziel noch zu Kandidaten für die ausgeschriebene Position. Sucht eine Personalberatung ausschließlich Führungskräfte, so wird dieser Prozess häufig mit dem englischen Begriff „Executive Search“ und die Berater als „Executive-Search-Berater“ bezeichnet. Erfahrungsgemäß sind verantwortungsvolle Position wie bspw. Stellen in der Geschäftsführung (sog. Entscheider-Rollen) sowie Leitungspositionen in Abteilungen oder Business-Units, einfacher zu besetzen.

Gleichgültig ob Personalberater, Headhunter oder Executive-Search-Berater, der Mehrwert für den Kunden besteht nicht in der Berufsbezeichnung, sondern in den im Rahmen der Mitarbeitersuche angewandten Suchmethoden. Diese Suchmethoden sollten vorab genau geprüft werden und in die Bewertung vor Auftragsvergabe einfließen.

Der Personalberatungsprozess

Der Beratungsprozess selbst beginnt in der Regel mit einem Vor-Ort-Besuch des Personalberaters bei dem beauftragenden Unternehmen. Dieser Besuch dient zwei Hauptzwecken. Zum einen erstellt der Personalberater im Rahmen eines ausführlichen Beratungsgespräches gemeinsam mit seinem Kunden ein umfangreiches Profil der zu besetzenden Position und der damit verbundenen Anforderungen an den zu findenden Mitarbeiter. Zum anderen macht sich der Personalberater durch eine Besichtigung des Unternehmens ein Bild von innerbetrieblichen Prozessabläufen, Betriebsklima, Arbeitsatmosphäre sowie maschineller und sonstiger Ausstattung. In diesem Gespräch klärt der Personalberater seinen Kunden darüber auf, welche Suchmethoden er für angemessen hält, um die jeweilige Position zu besetzen.

Auf Grundlage dieser Informationen werden dann die Konditionen vereinbart und abschließend in einem schriftlichen Vertrag festhalten. Im Anschluss an die Vertragsunterzeichnung beginnt die Personalberatung mit der Suche. Entsprechend dem Anforderungsprofil des Auftraggebers wird unter den ausfindig gemachten Kandidaten eine Vorauswahl getroffen. Die Besten, meist zwei bis fünf Kandidaten, werden dem Auftraggeber vorgestellt.

Honorarmodelle und Kosten der Personalberatung

In der Regel liegen die Honorare der Personalberater zwischen 25 % und 50 % des Jahresbruttogehalts der besetzten Position. Manche Personalberatungen arbeiten auch auf Grundlage von Festhonoraren. Die Höhe des Honorars hängt von der zu besetzenden Position, dem Schwierigkeitsgrad und der Suchmethode ab. Unabhängig davon verlangen Personalberatungen aufgrund des hohen Grundaufwands zumeist ein Mindesthonorar, unter welchem die Aufnahme Ihrer Arbeit wirtschaftlich unrentabel ist.

Die große Mehrzahl der Personalberater arbeitet auf Mandatsbasis und verlangen einen Teil des Honorars, bereits bei der Auftragsvergabe. Diese Abschlagsregelung dient zur Deckung der Vorleistung die Personalberatungen im Rahmen des Suchprozesses. Ein häufig anzutreffendes Abgeltungsmodell ist hier die sog. Drittelregelung, wonach ein Drittel des Gesamthonorars bei Auftragserteilung fällig wird. Ein weiteres Drittel wird dann alternativ nach Zeit- oder Projektfortschritt fällig und die Abschlusszahlung i.d.R. mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages mit dem Kandidaten.

Einige wenige Personalberater arbeiten auch rein erfolgsabhängig. Das heißt, sie erhalten das Gesamthonorar erst nach der Besetzung der offenen Position. Um sich abzusichern verlangen sie von ihren Kunden die vertragliche Zusicherung der exklusiven Auftragserteilung, häufig unter Vereinbarung hoher Konventionalstrafen im Falle des Vertragsbruchs.

Bei Personalberatern die nicht auf einer Abschlagsregelung wie z.B. der Drittelregelung bestehen oder sich im Falle einer erfolgsabhängigen Tätigkeit durch eine vertraglich festgehaltene Exklusivität absichern, kann der Kunde davon ausgehen, dass keine Direktsuche durchgeführt wird, da in einem solchen Fall das Ausfallrisiko für die Personalberatung zu hoch ist, um den Aufwand einer umfassenden Recherche und Direktansprache unternehmerisch rechtfertigen zu können.

Die hier genannten Zahlen und Beispiele sind als Richtwerte zu verstehen und dienen lediglich als Orientierung bei der Beauftragung eines Personalberaters. Abweichende Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Personalberater in Bezug auf Zahlungsfristen und Honoraraufteilung sind nicht ungewöhnlich. Letztendlich kommt es darauf an, ob ein Personalberater Ihnen sein Honorarmodell plausibel erklären kann.

Kriterien zur Auswahl des richtigen Personalberaters

Wenn Sie sich entschieden haben, die Personalsuche in die Hände eines Personalberaters zu übergeben, suchen Sie sich nach Möglichkeit eine Personalberatung, die auf Ihre Branche oder Berufssparte spezialisiert ist. In einem persönlichen Gespräch sollten Sie dann zunächst rausfinden, ob Sie mit Ihrem Partner „auf einer Wellenlänge“ liegen. Wenn dem so ist, informieren Sie den Berater möglichst detailgenau über Ihre Anforderungen und Erwartungen an den neuen Mitarbeiter. Fragen Sie den Personalberater mit welchen Methoden er vorgehen wird und lassen Sie sich Einzelheiten erklären. So vermeiden Sie insbesondere in Bezug auf moderne Online-Suchtechniken, dass Ihr Gesprächspartner mit Schlagworten fachliche Mängel überdeckt.

Auf Grundlage dieser Informationen werden dann die Konditionen vereinbart und abschließend in einem schriftlichen Vertrag festgehalten.

Diese zahlen sprechen für
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Unser Anspruch ist sich heute mit dem erlernten von gestern auseinander zu setzen, um auf morgen bestmöglich vorbereitet zu sein.

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Projekterfolg
Wir arbeiten an unseren Leistungen jeden Tag und sorgen somit für Effizienz in unseren Prozessen.
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Mit über 60 Mandaten haben wir bereits Doppelbesetzungen erzielt und somit die Beschaffungskosten unserer Kunden, im Hinblick auf die Recruiting-Mechanismen, drastisch reduziert.
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